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檔案管理規定

檔案管理規定

    為了全面遵守《基金會管理條例》和《中國友好和平發展基金會章程》,加強基金會檔案資料管理,充分發揮檔案資料的作用,結合本基金會實際,特制定本規定。

    一、檔案管理

    (一)基金會檔案的收集、整理和保管工作由辦公室負責。

    (二)歸檔的文件材料要求完整、齊全、準確并注意區分不同價值分類整理、立卷。歸檔材料應妥善管理,嚴防丟失、毀損。

    (三)歸檔范圍:上級機關印發、本基金會制發或工作中形成的,具有參考價值的(包括但不限于下列)各種材料。

    1.登記管理機關和業務主管單位下發的與本基金會有關的決定、條例、規定、登記證、法人證、批復等;

    2.本基金會向登記管理機關和業務主管單位提出的各項報告;

    3.本基金會的章程和各項管理制度;

    4.本基金會的工作計劃、總結、年度工作報告、請示、批復、會議記錄、理事會紀要及與有關單位和個人簽訂的合同、協議等;

    5.會計預算、決算統計報表、資產負債表和財務報告;

    6.本基金會理事會成員和工作人員基本情況;

    7.本基金會職工工資、福利及工作人員任免、聘用、考核、獎勵、處分、辭職、辭退的文件材料;

    8.本基金會的歷史沿革、大事記及反映本基金會重要活動的簡報、聲像材料、榮譽證書,有紀念意義和憑證性的實物材料。

    9.本基金會民政部登記年檢報告、會計師事務所審計報告、重要活動領導人講話、題詞及其音像資料;

    10.其他具有保存價值的文件材料等。

    二、收集整理

    (一)本基金會所開展的各項工作、活動,按照歸檔要求,由承辦人在工作和活動結束后及時將文件資料集中后交辦公室整理歸檔。

    (二)本基金會工作人員外出學習、考察、調研、參加相關部門召開的會議等公務活動后,應將會議主要文件等需歸檔的資料交辦公室整理歸檔。

    (三)本基金會當年形成的會計檔案,在會計年度終了后,由財務部門負責整理立卷,編制會計檔案保管清冊。

    (四)建立基金會專家庫、志愿者數據庫,利用基金會網站及時向公眾傳遞各種活動信息及相關資料。

    三、檔案利用

    (一)借閱檔案須經主管領導批準,嚴格履行借閱、歸還登記手續。

    (二)查閱檔案時,嚴禁在檔案上作涂改、圈劃、抽換、批注,未經批準,不準復制檔案。

    四、檔案管理人員發生變更時,要及時填寫移交清單,辦好移交手續。

    五、本規定自批準之日起實行。

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