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內部管理辦法

內部管理辦法

       為認真落實《基金會管理條例》和《中國友好和平發展基金會章程》,使中國友好和平發展基金會內部管理工作規范化、制度化、科學化,特制定中國友好和平發展基金會內部管理辦法。
       本“辦法”解釋權屬于中國友好和平發展基金會(以下簡稱“基金會”)。

第一章  會議制度
       基金會實行理事會、監事會議制度、專題會議和日常辦公例會制度。
       (一)理事會會議
       1.理事會會議每年至少召開二次,原則上在上半年和下半年各開一次,特殊情況下可提前、推遲或增加召開。
       2.理事會會議須三分之二以上理事出席會議方能召開,如有重大事項或三分之一以上理事提議,也應召開理事會議。參加理事會的人員包括:名譽會長、名譽副會長、理事長、副理事長、秘書長、理事、監事等。理事會會議決議須超過與會理事的半數通過方為有效。
       3.理事會會議由理事長或理事長授權秘書長負責召集和主持。
       4.理事會會議主要任務是:
       (1)制定、修改章程;
       (2)選舉、罷免理事長、副理事長、秘書長,討論通過新理事;
       (3)決定重大業務計劃,包括基金募集、管理和使用計劃;
       (4)審定年度收支預算及決算;
       (5)審議、修訂內部管理制度;
       (6)決定設立基金會分支機構、代表機構;
       (7)聽取、審議理事長工作報告;
       (8)決定基金會的分立、合并或終止;
       (9)決定其他重大事項。
       5.理事會會議應形成會議“記錄”、“紀要”并經與會理事簽名,通曉全體理事。
       6.理事會會議前,秘書處要做好提供會議討論內容的材料準備工作,重要議題應在會前征求理事的意見。
       (二)監事會會議
       1.監事會會議議原則上每年召開兩次,會議由監事會主席主持,全體監事參加,必要時邀請理事會有關人員參加。
       2.監事會會議的召開及其決議的通過采取“兩個復雜多數”的原則。
       3.監事會會議主要依據《基金會管理條例》、《中華人民共和國會計法》等有關法律、法規和《基金會章程》規定的程序,審核基金會財務和會計資料,監督理事會遵守法律和章程的情況,向理事會提出質詢和建議,聽取秘書處有關情況的匯報,并向登記管理機關、業務主管單位以及稅務、會計主管部門反映情況。
       4.監事會會議應形成會議“紀要”,必要時,應將討論和研究的問題向基金會理事長或理事會及有關部門通報。
       (三)專題會議
       專題研究、協調和解決有關部門在工作中涉及面較大的某個重要問題。會議主要內容包括:研究本基金會專項工作的部署和落實;協調、及處理專項工作中的重要事務。
       專題會議由理事長、秘書長或副秘書長召集和主持,相關業務部門和有關負責人參加。專題會議根據工作需要不定期召開。會議的組織、記錄、紀要由相關業務部門負責。會議紀要由秘書長審核后作為檔案由相關業務部門負責人保管。
       (四)日常辦公例會
        日常辦公例會根據各部門工作需要,可隨時召開,但要確保每兩周至少召開一次,由秘書長或部門負責人召集和主持。主要內容為通報現有公益項目、其他事項進展情況;通報即將開展的公益活動及重要事項;協調和解決相關問題。
第二章  秘書處工作制度
       秘書處作為基金會常設辦事機構,為本會的行政和協調機構,在理事會閉會期間,在秘書長領導下承辦基金會日常工作,對理事會和理事長負責。
       (一)機構設置
       秘書處工作分五個部門管理:辦公室、財務部、法務部、項目部、信息宣傳部,分別由秘書長和副秘書長分工負責,分工不分家,大型活動需要時,不分崗位,全體參加。
       1.辦公室工作任務是:
       (1)負責文電處理、檔案管理;
       (2)承擔理事會等重要會議的組織籌備工作,起草有關報告和文件;
       (3)負責日常接待咨詢工作;
       (4)各類證書、紀念品的制作及發放工作;
       (5)負責后勤保障、固定資產的使用管理和安全保密工作;
       (6)負責綜合協調日常事務性工作;
       (7)辦理理事、監事人選的增補和協調事宜;
       (8)制定基金會工作人員培訓計劃和組織實施;
       (9)其他臨時性工作。
       2.財務部工作任務是:
       (1)負責財務管理、基金運作和資金安全增值工作;
       (2)負責編制年度預算、決算及其實施;
       (3)負責對現金收、付業務進行核算、檢查與監督;
       (4)負責財政、金融信息和市場情況的調研,為基金安全增值提供決策參考;
       (5)根據監事要求,提供相關資料;
       (6)負責接收捐贈和專項基金的使用工作,建立完整的捐贈和資金使用檔案,使每一項資金的捐贈與使用都有案可查。定期向捐資人提供協議執行情況,實行透明管理,讓捐贈人滿意放心;
       (7)及時與民政部門、工商、稅務、銀行等部門聯絡,掌握政策變化,向領導提出合理化建議;
       (8)領導交辦的其他工作。
       3.法務部工作任務是:
       (1)負責各項協議的審查;
       (2)把控項目運作的法律風險;
       (3)與捐贈及合作方探討項目可行性分析;
       (4)其他一切涉及法律的事項;
       (5)領導交辦的其他工作。
       4.項目部工作任務是:
       (1)負責項目開發和實施工作;
       (2)負責基金會對國內外的宣傳工作,各類宣傳用品的制作和發放;
       (3)負責外事活動的協調工作;
       (4)負責合作協議的洽談和跟蹤辦理;
       (5)負責項目大事記收集、整理工作;
       (6)加強項目信息收集和資料積累,完善基金會工作檔案;
       (7)募資工作;
       (8)領導交辦的其他工作。
       5.信息宣傳部工作任務是:
       (1)負責項目大事記的歸總、上傳工作;
       (2)負責項目活動的媒體聯系;
       (3)負責網站維護管理;
       (4)負責網站內容信息的搜集、整理,內容包括重大事務、外事活動、訪問考察活動、訪華團考察活動、重要出訪活動等信息;
       (5)及時對各部門提供的信息,進行統一分類、整理、匯總成發布稿件并按照程序審批后發布。對于登錄信息,要及時存檔備查;
       (6)應按照規定及時對基金會網站進行管理、維護與更新,保證信息及時性、通達性、有效性。有關設備要定期巡檢,保證網站每天24小時正常開通運轉,以方便公眾訪問;
       (7)負責對服務器和網站進行定期檢測,并根據檢測結果采取相應的措施,以防黑客利用系統漏洞和弱點非法入侵;
       (8)其他臨時性工作。
       (二)秘書處工作人員守則
       1.愛崗敬業,恪盡職守,依據《基金會管理條例》和《中國友好和平發展基金會章程》及民間非營利組織的有關規定為理事會當好“參謀”。
       2.積極參加政治學習,養成良好的自學習慣,努力提高政治、業務水平。
       3.堅持以人為本,竭力為捐資單位、個人和友好和平發展事業服務。
       4.嚴守工作紀律,按時上下班,重大事項必須請示報告,個人不得擅自主張,不得隨意對外表態,嚴格遵守保密規定。
       5.團結友愛,分工協作,本分做人,踏實做事;文明禮貌,廉潔自律。
       (三)加強信息收集和資料積累,完善基金會工作檔案;發揮網絡作用,重大活動及時上網公布;加強與理事和新聞媒體的溝通。
       (四)根據監事要求,提供相關資料。
       (五)辦理理事、監事人選的增補和協調事宜。
       (六)建立請示匯報制度。包括但不限于下列重大問題,須書面向理事長請示:基金募集、基金運作、項目資助、接待來訪、組團出訪、國內出差、年度贊助計劃、年終工作總結、年度預算決算、非計劃內單項重大支出、人事問題等。
       (七)休假制度。
       1.帶薪年休假(以下簡稱年休假)。基金會嚴格執行國家年休假制度,年休假本著統籌安排兼顧職工意愿原則,可在1個年度內集中安排,也可以分段安排,但不跨年度安排。為保障工作有序開展,休年休假要提前10個工作日以書面表格形式向部門負責人提出并報秘書長同意后方可。具體年休假標準為:
       (1)入基金會累計工作已滿1年不滿10年的,年休假5天;
       (2)入基金會累計工作已滿10年不滿20年的,年休假10天;
       (3)入基金會累計工作已滿20年的,年休假15天。
       (4)國家法定休假日、休息日不計入年休假的假期。
       但有下列情形之一的,不享受當年的年休假:
       (1)休假天數多于年休假天數的;
       (2)請事假累計20天以上且單位按照規定不扣工資的;
       (3)累計工作滿1年不滿10年,請病假累計2個月以上的;
       (4)累計工作滿10年不滿20年,請病假累計3個月以上的;
       (5)累計工作滿20年以上,請病假累計4個月以上的。
       2.事假、病假制度。事假不得先斬后奏,休3天以內須經分管副秘書長同意,7天須經秘書長同意,7天以上須報理事長同意;病假須提供正規醫院出具的病假證明,特殊情況可于病假中或病假后提供。
第三章  各級人員工作職責
       (一)理事長職責
       1.理事長是基金會的法人代表,領導基金會的全面工作。
       2.召集和主持理事會會議。
       3.檢查理事會決議的落實情況。
       4.代表基金會簽署重要文件。
       5.審批限額以上及預算外的開支,檢查財務收支情況。
       6.章程和理事會賦予的其他職責。
       (二)秘書長職責
       1.秘書長在理事長領導下開展工作,按照《章程》規定行使權力,并經理事長授權審批基金會財務收支工作(本“辦法”經黨組批準或理事會通過視為授權)。
       2.主持基金會日常工作,組織實施理事會決議、決定。
       3.參與基金會重大事項的決策。
       4.協助理事長對基金會進行管理。
       5.組織起草需提交理事會議的各項工作計劃、方案、制度和工作總結。
       6.根據《基金會年度檢查辦法》,組織起草上一年度的年度工作報告。
       7.籌備召開理事會的各項工作。
       8.完成理事長交辦的其他工作。
       (三)副秘書長職責
       1.協助秘書長工作。
       2.做好基金運作和項目開發實施工作。
       3.做好本“辦法”第五章(一)、(二)款中的工作。
       4.做好為理事會會議和年度工作報告提供分管工作的情況素材工作。
       5.完成秘書長交辦的其他工作。
       (四)會計職責
       1.認真學習和嚴格遵守《中華人民共和國會計法》和各種財經政策、紀律和有關財務制度。
       2.按照《中華人民共和國會計法》和《民間非營利組織會計制度》設置各種會計帳薄、科目,并依法進行會計核算。
       3.根據年度收支預算,控制資金使用。
       4.負責填制和審核收支憑證,監督和抵制一切不符合財經政策和紀律的收支憑證。
       5.及時整理財務憑證,認真清理基金會的財務收支帳目,及時編制會計報表,月末向秘書長報告當月財務收支情況。
       6.建立會計憑證、帳薄表冊、財務文件、會計報表等檔案,資料分月裝訂,年終建檔,妥善保管,未經批準不得銷毀;妥善保管財務專用印章、法人代表名章,并按規定使用印章。
       7.會計人員調離或因故離職,應將經手會計憑證、帳冊、文件資料及未了事項如實移交,并由會計主管人員或主管領導負責監交;移交人、接交人等均要在移交清冊上簽字。
       8.財政、銀行、審計、稅務等部門及上級機關檢查基金會有關財務情況,需抽查會計資料時,經理事長或秘書長同意后,會計人員應如實反映有關情況,提供有關資料。
       9.注意了解國家財經政策,觀察金融市場動向,跟蹤本基金會資金運作市場情況,保證資金運作安全,并及時提出調整資金運作建議,供決策參考。
       (五)出納員職責
       1.認真學習并嚴格遵守國家的財經政策、法規和有關的財務制度,不斷提高政策和業務水平。
       2.認真學習《中華人民共和國會計法》和《民間非營利組織會計制度》,認真審核報銷單據和支出原始憑證,必須有經手人簽字和相關領導審批同意,并核對領導審批權限,對違反財經規定的應拒絕辦理。
       3.堅持原始憑證逐日登記入帳,并及時掌握銀行存款數額,所有帳目必須數字準確、摘要清楚、填寫工整。
       4.貫徹執行銀行結算制度和貨幣管理制度,財務印鑒必須與會計分管,不得簽發空頭支票,簽發一切支票和現金借出,必須辦理審批手續。
       5.嚴格執行安全制度,認真管理好現金、空白支票、空白收據及其他有價證券,庫存現金超過銀行規定限額,應及時存入銀行,不得轉借和坐支,不得“白條”抵庫,更不得貪污挪用。違反制度造成損失,追究當事人的責任。
       6.負責固定資產的登記、立檔工作。
       (六)辦公室人員職責
       1.負責基金會文件保管,做好文件收發、催辦、歸檔等工作。
       2.負責辦公用品、禮品的采購和管理,不得假公濟私。
       3.負責接洽來人來訪,并做好上傳下達工作。
       4.負責資料上報工作。
       5.負責基金會的各種文字材料的整理、裝訂和保存。
       6.負責基金會有關資料的網上操作。
       7.負責基金會固定資產的使用、維護、管理工作.
       8.負責辦公室其他日常行政工作。
       9.完成領導布置的各項工作。
       (七)業務人員職責
       1.募資工作。
       2.負責項目開發和實施工作。
       3.負責外事活動的協調工作。
       4.負責合作協議的洽談和跟蹤辦理。
       5.負責項目大事記收集、上傳工作。
       6.網站維護管理。
       7.各項協議的審核及項目運作的風險把控。
       8.領導布置的其他工作任務。
第四章  公文管理制度
       (一)收文管理
       1.基金會收到公文、函件后,由專職人員統一登記并報送秘書長閱處,涉及重大問題的公文,由秘書長報送理事長審批。
       2.報批文件應明確提出處理意見。
       3.一份文件或一個項目的多份文件在處理完畢后,要及時收集齊全存檔。
       (二)發文管理
       1.以基金會名義發文,由理事長簽發;以基金會名義發便函,由理事長或理事長授權秘書長簽發。
       2.對外公文代表一個單位的形象,要求公文格式正確、文字精練、語言通順、打印整齊。
       3.以基金會發出的所有文件必須用印。
       4.重要和涉密文件收文單位在本市的可以通過機要交換或直接送達,外省市的可通過機要交換或使用特快專遞郵寄,并電話跟蹤收件情況。
       5.所有發文的原始批件都要留存歸檔。
       (三)公文處理辦法
       為進一步規范本基金會公文處理工作,根據《黨政機關公文處理工作條例》<中辦發(2012)14號>的有關規定及《全國友協機關公文處理辦法》并結合本單位實際工作情況,特制定本辦法。辦法中涉及的具體公文字體、字號、模版請參閱《全國友協機關公文處理辦法》(2012版)中具體規定。
       1.公文種類
       本基金會公文種類有決議、決定、通知、報告、請示、函、接待計劃、簡報、談話參考、電報、記錄、紀要。
       (1)決議。適用于會議討論通過的重大決策事項。
       (2)決定。適用于對重要事項作出決策和部署、獎懲有關單位和人員、變更或者撤銷下級機關不適當的決定事項。
       (3)通知。傳達需有關單位周知或者執行的事項。
       (4)報告。適用于向上級機關匯報工作、反映情況,回復上級機關的詢問。
       (5)請示。適用于向上級機關請求指示、批準。
       (6)函。適用于不相隸屬機關之間商洽工作、詢問和答復問題、請求批準和答復審批事項。函的格式同通知格式。
       (7)接待計劃。適用于對來訪團組各項接待事務進行合理安排。
       (8)簡報。適用于對組織的公益活動有關情況進行不同種類、不同重要程度、不同發放范圍的文字匯報。
       (9)談話參考。適用于領導人會見重要人士、舉行會談時的談話參考資料。
       (10)電報。分明電和密電。適用于向有關單位快速通報有關情況、征求意見。
       (11)記錄。適用于會議、會談、會見,如實詳盡反映會議情況。
       (12)紀要。適用于記載會議主要情況和議定事項。
       2.公文格式
       公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發文機關標志、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件說明、發文機關署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機關、印發機關和印發日期、頁碼等組成。
       (1)份號。同一件公文印制若干份時每份公文的順序編號,涉密公文一定要標注份號。用6位3號黑體阿拉伯數字,頂格編排在版心左上角第1行。發文時必須登記公文發往單位以及與其對應的號碼段。
       (2)密級和保密期限。涉及國家秘密的公文必須標明密級。非涉密公文在履行公布程序之前也要做好安全保密工作,禁止未經批準就掛在網上。
本基金會公文最高密級為“機密”;保密期限一般不超過3年,特殊情況例外。密級和保密期限用3號黑體字,頂格編排在版心左上角第2行,保密期限中的數字用阿拉伯數字標注。密級和保密期限中間用“★”隔開。
       (3)緊急程度。緊急公文應當根據緊急程度分別標注“特急”“加急”,電報根據緊急程度分別標注“特提”“特急”“加急”“平急”。公文(不含電報)的緊急程度用3號黑體字,頂格編排在版心左上角,如需同時標注份號、密級和保密期限、緊急程度,依次自上而下排列。
       (4)發文字號。由機關代字、年份、發文順序號組成。根據文種需要,使用3號仿宋字,標注在文件的適當位置。
       (5)簽發人。上報公文應當標準簽發人姓名,體現機關負責人應對對所簽發的公文負責。“簽發人”使用3號仿宋字,姓名使用3號楷體字,右空1字標注在紅色分隔線上方。
       (6)標題。由發文機關名稱、事由和文種組成。使用2號加粗宋體字編排于紅色分隔線下空2行位置。
       (7)主送機關。公文的主要受理機關,應當使用機關全稱、規范化簡稱或者同類型機關統稱。報關外交部的公文不寫主送機關。使用3號仿宋字編排于標題下空1行位置,居左頂格,回行時仍頂格,最后一個機關名稱后面標全角冒號。
       (8)正文。公文的主體,用來表述公文的內容。公文首頁需顯示正文,首個蓋章頁應當顯示正文。正文用3號仿宋字編排于主送機關名稱下1行。
       (9)附件說明。公文如有附件,應在正文中涉及附件內容處加括號注明(見附件)或(附后),并使用3號仿宋字在正文下空1行左空2字位置編排“附件”二字。后標全角冒號和附件名稱。單一附件不標順序號。
       (10)發文機關署名。發機關名義發文應署:中國人民對外友好協會或全國友協,以基金會名義發文應署:中國友好和平發展基金會。
       (11)成文日期。署會議通過或者發文機關負責人簽發的日期。聯合行文時,署最后簽發機關負責人簽發的日期。
       (12)印章。公文中有發文機關署名的,應當加蓋發文機關印章,并與署名機關相符。有特定發文機關標志的普發性公文和電報可以不加蓋印章。





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